Bước 1: Chuẩn bị dữ liệu trong Excel
1. Mở file Excel chứa danh sách email mà bạn nhận được.
2. Chọn cột email: Xác định cột nào chứa địa chỉ email. Nếu cần, bạn có thể thêm cột “FirstName” và “LastName” để nhập họ tên sau này.
3. Xoá các hàng trống và định dạng: Đảm bảo không có dòng trắng xen kẽ và mọi ô trong cột email chỉ chứa địa chỉ hợp lệ.
Bước 2: Thêm tiêu đề (Header) chính xác
1. Chèn một hàng mới phía trên cùng của sheet.
2. Trong ô A1, gõ “Email” (chữ hoa/cú pháp không quan trọng nhưng phải chính xác là “Email”)
3. Nếu bạn đã thêm cột họ tên, đặt tiêu đề ví dụ “First name” và “Last name” tương ứng trong B1, C1
4. Sau khi hoàn tất, hàng đầu tiên sẽ như sau:
Email,First name,Last name
Bước 3: Lưu file dưới định dạng CSV
1. Trong Excel, vào File → Save As.
2. Chọn CSV (Comma-delimited) (*.csv) làm loại file.
3. Đặt tên File rõ ràng (ví dụ subscribers.csv) và lưu vào máy tính của bạn.
4. Lưu ý về mã hoá: Để tránh lỗi ký tự, nếu có dấu tiếng Việt, chọn UTF-8 nếu Excel cho phép.
Bước 4: Kiểm tra lại nội dung CSV (tuỳ chọn nhưng khuyến nghị)
1. Mở file CSV bằng Notepad (Windows) hoặc TextEdit (macOS) để rà soát nhanh.
2. Đảm bảo:
- Dấu phẩy (
,) ngăn cách giữa các cột. - Dòng đầu tiên là header, và tất cả dòng sau chỉ có dữ liệu.
3. Nếu WorkMail AI không nhận, hãy chắc chắn cột Email tồn tại và không có ký tự lạ
Bước 5: Upload file lên WorkMail AI
1. Đăng nhập vào tài khoản WorkMail AI của bạn.
2. Vào Danh sách Email của bạn và truy cập Danh bạ (nếu chưa có hãy tạo mới)
3. Chọn Công cụ > Nhập dữ liệu > CSV File (nhập trực tiếp)
4. Trong phần Import, chọn file của bạn vừa tạo trên máy tính.
5. Nhấn Tải lên tệp.
WorkMail AI sẽ hiển thị tiến trình và báo cáo lỗi (nếu có).
Bước 6. Xử lý sự cố thường gặp
File CSV không đúng định dạng: Đảm bảo bạn có cột “Email” và tên các cột không bị trùng lặp.
Bước 7. Xác nhận kết quả
1. Khi import hoàn tất, WorkMail AI sẽ đưa bạn vào trang Import Report. Tại đây bạn sẽ thấy:
- Số email thành công.
- Danh sách email bị lỗi (nếu có) kèm lý do.
2. Truy cập Subscribers để chắc chắn mọi địa chỉ đã xuất hiện trong danh sách.
Bước 8. Mẹo nâng cao
1. Tự động tạo trường bổ sung: Nếu CSV có thêm cột ngoài Email, WorkMail AI sẽ tự động sinh Custom Fields tương ứng.
2. Áp dụng nhãn (tags): Bạn có thể thêm cột Tags trong CSV để gán nhãn cho từng nhóm người nhận ngay khi import.
Bằng những bước đơn giản trên, bạn có thể dễ dàng biến bất cứ danh sách email nào từ Excel thành file CSV chuẩn để nạp vào WorkMail AI, từ đó bắt đầu chiến dịch email marketing hiệu quả và thành công.
