1. Giới thiệu về WorkMail AI

WorkMail AI là giải pháp Email Marketing toàn diện, cung cấp giao diện thân thiện và nhiều tính năng mạnh mẽ giúp bạn:

- Quản lý danh sách email: Lưu trữ, phân loại và quản lý danh sách khách hàng.

- Tạo chiến dịch email: Soạn thảo, thiết kế và gửi chiến dịch email tự động.

- Phân tích và báo cáo: Theo dõi kết quả gửi mail, tỉ lệ mở, nhấp chuột và các chỉ số quan trọng khác.

2. Đăng nhập và cấu hình ban đầu

a. Đăng nhập

- Truy cập WorkMail AI: Mở trình duyệt và nhập địa chỉ URL của hệ thống WorkMail AI.

- Thông tin đăng nhập: Sử dụng tài khoản đã được cấp phát để đăng nhập vào hệ thống.

b. Cấu hình hệ thống

- Thiết lập thông tin người gửi: Vào mục “Cài đặt” để cấu hình tên và địa chỉ email người gửi, giúp chiến dịch của bạn đạt độ tin cậy cao hơn.

3. Quản lý danh sách khách hàng

a. Tạo danh sách mới

- Thêm danh sách: Vào mục “Danh sách” (Lists) và chọn “Thêm danh sách mới”. Nhập tên danh sách và các thông tin liên quan.

- Cấu hình tùy chọn: Định nghĩa các trường thông tin cần thu thập từ khách hàng (ví dụ: Họ tên, Email, Số điện thoại,…).

b. Nhập dữ liệu khách hàng

- Nhập file CSV: Bạn có thể nhập dữ liệu từ file CSV hoặc nhập thủ công từng khách hàng.

- Kiểm tra dữ liệu: Sau khi nhập, kiểm tra tính hợp lệ và định dạng của email để tránh lỗi khi gửi mail.

4. Tạo và thiết kế chiến dịch email

a. Tạo chiến dịch mới

- Chọn “Chiến dịch” (Campaigns): Bấm “Tạo chiến dịch mới” và điền các thông tin cơ bản như tiêu đề, đối tượng nhận, và thời gian gửi.

- Chọn danh sách nhận: Liên kết chiến dịch với danh sách khách hàng đã tạo trước đó.

b. Thiết kế nội dung email

- Sử dụng trình soạn thảo: WorkMail AI cung cấp trình soạn thảo kéo-thả giúp bạn dễ dàng tạo nội dung email chuyên nghiệp.

- Chèn hình ảnh, liên kết: Tích hợp các phần tử như hình ảnh, nút kêu gọi hành động (CTA) và liên kết đến website.

- Xem trước và kiểm tra: Trước khi gửi, sử dụng chức năng “Xem trước” để kiểm tra hiển thị trên các thiết bị và trình duyệt khác nhau.

5. Quản lý kịch bản email

- Tạo và lưu kịch bản: Nếu bạn có những thiết kế kịch bản email ưa thích, có thể lưu dưới dạng kịch bản để sử dụng cho các chiến dịch sau.

- Sửa đổi kịch bản: Các kịch bản email có thể được chỉnh sửa và cập nhật dễ dàng, giúp bạn tiết kiệm thời gian khi thực hiện các chiến dịch tương tự.

6. Phân tích và báo cáo chiến dịch

Sau khi chiến dịch được gửi đi, WorkMail AI cung cấp các báo cáo chi tiết giúp bạn đánh giá hiệu quả:

- Tỉ lệ mở email: Theo dõi số lượng người nhận đã mở email.

- Tỉ lệ nhấp chuột (CTR): Xem số lần nhấp vào các liên kết bên trong email.

- Phản hồi và chuyển đổi: Đo lường phản hồi từ khách hàng, từ đó điều chỉnh chiến dịch cho phù hợp.

- Báo cáo được cập nhật theo thời gian thực giúp bạn nhanh chóng nhận biết những điểm mạnh và hạn chế của chiến dịch.

7. Các cài đặt nâng cao và tự động hóa

a. Tự động hóa chiến dịch

- Thiết lập tự động gửi: Lên lịch gửi mail tự động theo các sự kiện, ngày đặc biệt hoặc hành vi của khách hàng.

- Chuỗi mail (Drip Campaigns): Tạo chuỗi mail tự động gửi theo trình tự đã định sẵn để nuôi dưỡng khách hàng tiềm năng.

b. Tích hợp và API

- Kết nối với các ứng dụng khác: WorkMail AI hỗ trợ tích hợp với nhiều hệ thống CRM, các nền tảng thương mại điện tử và các công cụ marketing khác.

- Sử dụng API: Nếu bạn có nhu cầu tùy biến, API của WorkMail AI cho phép tích hợp sâu vào hệ thống kinh doanh của bạn.

8. Hỗ trợ và tài liệu

Tài liệu hướng dẫn chi tiết: tại https://doc.workmail.io.vn

Hỗ trợ khách hàng: Đội ngũ hỗ trợ WorkMail AI luôn sẵn sàng giải đáp thắc mắc và hỗ trợ bạn trong quá trình sử dụng giải pháp.

Kết luận

WorkMail AI mang đến cho bạn một giải pháp Email Marketing toàn diện, kết hợp giữa giao diện thân thiện và tính năng mạnh mẽ của CoreTech. Qua bài hướng dẫn này, bạn đã nắm được những bước cơ bản để bắt đầu sử dụng hệ thống, từ việc quản lý danh sách, tạo chiến dịch cho đến phân tích hiệu quả. Hãy bắt đầu trải nghiệm WorkMail AI để tối ưu hóa chiến lược marketing và nâng cao hiệu quả giao tiếp với khách hàng.

Nếu có bất kỳ câu hỏi hoặc cần hỗ trợ thêm, đừng ngần ngại liên hệ với đội ngũ hỗ trợ của chúng tôi.

1. Đăng nhập vào hệ thống

Bước 1: Mở trình duyệt và truy cập URL

- Mở trình duyệt: Sử dụng bất kỳ trình duyệt web hiện đại nào (Chrome, Firefox, Edge, …).

- Nhập địa chỉ url: Gõ địa chỉ của WorkMail AI vào thanh địa chỉ, cụ thể tại https://app.workmail.io.vn 

Bước 2: Nhập thông tin đăng nhập

- Điền tài khoản: Nhập tên đăng nhập (username hoặc địa chỉ email) được cấp bởi quản trị viên.

- Nhập mật khẩu: Nhập mật khẩu tương ứng.

- Nhấn nút “Đăng nhập”: Sau khi điền đầy đủ thông tin, nhấp vào nút “Đăng nhập” để truy cập vào hệ thống.

Bước 3: Xử lý trường hợp quên mật khẩu

- Liên kết “Quên mật khẩu”: Nếu bạn không nhớ mật khẩu, nhấp vào liên kết “Quên mật khẩu” trên trang đăng nhập.

- Nhập email khôi phục: Nhập địa chỉ email đã đăng ký để nhận hướng dẫn khôi phục mật khẩu.

- Theo dõi email: Kiểm tra hộp thư đến của bạn và làm theo hướng dẫn trong email để đặt lại mật khẩu.

2. Cấu hình ban đầu sau khi đăng nhập

- Sau khi đăng nhập thành công, hãy thực hiện các bước cấu hình ban đầu dưới đây để đảm bảo hệ thống hoạt động đúng như mong đợi.

Bước 1: Truy cập mục cài đặt

- Tìm biểu tượng “Cài đặt”: Thông thường, biểu tượng này nằm ở góc trên bên phải hoặc trong menu chính của giao diện.

- Nhấp vào “Cài đặt”: Vào trang cấu hình chung của hệ thống.

Bước 2: Thiết lập thông tin người gửi (sender information)

- Tìm mục “Thông tin người gửi”: Đây là nơi bạn nhập tên và địa chỉ email hiển thị khi gửi chiến dịch.

- Tên người gửi: Nhập tên mà khách hàng sẽ thấy (ví dụ: “WorkMail AI” hoặc tên thương hiệu doanh nghiệp).

- Địa chỉ email người gửi: Nhập địa chỉ email hợp lệ, được sử dụng làm email gửi đi (đảm bảo rằng địa chỉ này có thể nhận phản hồi).

- Lưu thay đổi: Sau khi điền đầy đủ thông tin, nhấp vào nút “Lưu” để xác nhận.

Bước 3: Cập nhật thông tin liên hệ và cấu hình cá nhân

- Thông tin cá nhân: Kiểm tra và cập nhật thông tin cá nhân (tên, số điện thoại, …) nếu hệ thống cho phép.

- Cài đặt ngôn ngữ và múi giờ: Một số hệ thống cho phép bạn thiết lập ngôn ngữ hiển thị và múi giờ phù hợp với vị trí làm việc của bạn.

- Lưu lại các thay đổi: Đảm bảo rằng mọi thay đổi đã được lưu để tránh mất dữ liệu khi chuyển sang các bước tiếp theo.

Bước 4: Kiểm tra toàn bộ cấu hình ban đầu

- Xem lại cấu hình: Trước khi bắt đầu sử dụng các tính năng khác của WorkMail AI, hãy kiểm tra lại toàn bộ thông tin cài đặt.

- Chỉnh sửa nếu cần: Nếu có thông tin chưa chính xác hoặc cần cập nhật, quay lại phần “Cài đặt” để chỉnh sửa.

Lưu ý chung

- Bảo mật thông tin: Luôn đảm bảo rằng tài khoản đăng nhập của bạn được bảo mật bằng cách sử dụng mật khẩu mạnh và không chia sẻ thông tin đăng nhập.

- Hỗ trợ khách hàng: Nếu gặp bất kỳ khó khăn nào trong quá trình đăng nhập hoặc cấu hình, hãy liên hệ với bộ phận hỗ trợ của WorkMail AI để được trợ giúp kịp thời.

- Kiểm tra email khôi phục: Trong trường hợp quên mật khẩu, hãy thường xuyên kiểm tra hộp thư đến (bao gồm cả mục spam) để nhận email khôi phục mật khẩu.

Với các bước trên, bạn đã hoàn tất quá trình đăng nhập và cấu hình ban đầu cho WorkMail AI. Từ đây, bạn có thể tiếp tục khám phá các tính năng khác của phần mềm để tối ưu hóa chiến dịch email marketing của mình.

1. Tạo danh sách khách hàng mới

Bước 1: Truy cập mục danh sách

- Đăng nhập vào WorkMail AI: Sau khi đăng nhập thành công, bạn điều hướng đến giao diện chính.

- Chọn mục “Danh sách”: Tìm và nhấp vào menu “Danh sách” ở thanh điều hướng chính của hệ thống.

Bước 2: Thêm danh sách mới

- Nhấn “Thêm danh sách mới”: Nhấp vào nút “Thêm danh sách mới” để bắt đầu quá trình tạo danh sách.

- Nhập tên danh sách: Đặt tên cho danh sách, nên chọn tên dễ nhận diện liên quan đến mục tiêu hoặc đối tượng khách hàng (ví dụ: “Khách hàng tiềm năng tháng 05”).

- Điền thông tin mô tả: Nếu cần, bạn có thể nhập mô tả ngắn gọn về danh sách để dễ dàng quản lý và phân biệt với các danh sách khác.

- Lưu lại danh sách: Sau khi điền đầy đủ thông tin, nhấp vào nút “Lưu” để tạo danh sách mới.

2. Nhập dữ liệu khách hàng

Bước 1: Chọn danh sách cần nhập dữ liệu

- Mở danh sách đã tạo: Chọn danh sách mà bạn muốn nhập dữ liệu khách hàng vào.

Bước 2: Nhập dữ liệu từ file CSV

- Chọn tùy chọn “Nhập khách hàng”: Trong giao diện danh sách, nhấp vào nút “Nhập khách hàng”.

- Tải file CSV lên: Chọn file CSV chứa dữ liệu khách hàng từ máy tính của bạn. File này nên bao gồm các trường thông tin cần thiết như tên, email, số điện thoại,…

- Định dạng dữ liệu: Đảm bảo các cột dữ liệu trong file CSV được sắp xếp đúng thứ tự theo yêu cầu của hệ thống. Một số hệ thống sẽ cho phép bạn ánh xạ (mapping) các trường dữ liệu nếu thứ tự không khớp.

Bước 3: Nhập dữ liệu thủ công

- Thêm khách hàng mới: Nếu danh sách khách hàng của bạn không quá lớn, bạn có thể nhập dữ liệu trực tiếp bằng tay.

- Điền thông tin: Nhập các trường thông tin bắt buộc như tên và email. Các trường khác như số điện thoại, địa chỉ,… có thể thêm nếu cần.

- Lưu lại thông tin: Nhấp vào nút “Thêm” hoặc “Lưu” sau khi nhập xong thông tin của từng khách hàng.

3. Quản lý và cập nhật danh sách khách hàng

Bước 1: Kiểm tra và xác thực dữ liệu

- Xem lại thông tin khách hàng: Sau khi nhập dữ liệu, kiểm tra lại toàn bộ thông tin trong danh sách. Đảm bảo email và các trường quan trọng không bị lỗi định dạng.

- Sử dụng chức năng lọc: WorkMail AI thường cung cấp công cụ tìm kiếm và lọc dữ liệu để bạn có thể nhanh chóng xác định và sửa các thông tin sai lệch.

Bước 2: Sửa đổi danh sách khách hàng

- Chỉnh sửa thông tin cá nhân: Nếu có sai sót hoặc cần cập nhật thông tin, bạn có thể chọn khách hàng cụ thể và chỉnh sửa thông tin.

- Xóa khách hàng không hợp lệ: Loại bỏ những địa chỉ email không hợp lệ hoặc các mục dữ liệu không còn cần thiết để giữ danh sách luôn sạch sẽ.

Bước 3: Phân loại và gắn nhãn khách hàng

- Tạo nhóm khách hàng: Nếu danh sách của bạn lớn, hãy phân chia thành các nhóm nhỏ dựa trên tiêu chí nhất định (ví dụ: địa lý, hành vi mua hàng, hoặc mức độ quan tâm).

- Gắn nhãn (tagging): Sử dụng tính năng gắn nhãn để đánh dấu những khách hàng có đặc điểm hoặc hành vi cụ thể, giúp dễ dàng nhắm mục tiêu cho các chiến dịch sau này.

Lưu ý chung

- Đảm bảo tính chính xác của dữ liệu: Dữ liệu chính xác giúp tăng hiệu quả của chiến dịch email marketing và tránh bị lỗi khi gửi thông điệp.

- Cập nhật thường xuyên: Hãy định kỳ rà soát và cập nhật danh sách khách hàng để loại bỏ dữ liệu lỗi thời và bổ sung thông tin mới.

- Bảo mật thông tin khách hàng: Tuân thủ các quy định về bảo mật thông tin cá nhân của khách hàng, đảm bảo dữ liệu được bảo vệ an toàn theo các tiêu chuẩn hiện hành.

Với các bước trên, bạn đã nắm được cách quản lý danh sách khách hàng trong WorkMail AI. Quản lý hiệu quả danh sách khách hàng là bước quan trọng để xây dựng các chiến dịch email marketing thành công và tạo dựng mối quan hệ bền vững với khách hàng. Nếu có thắc mắc hoặc cần hỗ trợ thêm, hãy liên hệ với bộ phận hỗ trợ của WorkMail AI.

1. Tạo chiến dịch mới

Bước 1: Truy cập mục chiến dịch

- Đăng nhập vào WorkMail AI: Sau khi đăng nhập và cấu hình ban đầu, bạn chuyển đến giao diện chính.

- Chọn mục “Chiến dịch”: Tìm và nhấp vào menu “Chiến dịch” trong thanh điều hướng.

Bước 2: Khởi tạo chiến dịch

- Nhấn nút “Tạo chiến dịch mới”: Bắt đầu quá trình tạo chiến dịch mới.

- Nhập thông tin cơ bản: Điền tên chiến dịch, mô tả ngắn gọn và chọn danh sách khách hàng đã được tạo từ phần “Quản lý danh sách khách hàng”.

- Chọn thời gian gửi: Lựa chọn thời gian gửi ngay lập tức hoặc lên lịch cho chiến dịch gửi sau.

2. Thiết kế nội dung email

Bước 1: Sử dụng trình soạn thảo kéo-thả

- Chọn mẫu có sẵn: WorkMail AI cung cấp các mẫu email có sẵn giúp bạn bắt đầu nhanh chóng. Chọn mẫu phù hợp với mục đích chiến dịch.

- Kéo thả các phần tử: Dễ dàng chèn hình ảnh, văn bản, nút kêu gọi hành động (CTA) và liên kết vào nội dung email.

Bước 2: Tùy chỉnh giao diện email

- Chỉnh sửa bố cục: Sắp xếp các khối nội dung theo thứ tự hợp lý, giúp email hiển thị trực quan và chuyên nghiệp.

- Định dạng văn bản: Sử dụng các công cụ định dạng để thay đổi phông chữ, màu sắc, kích thước chữ nhằm làm nổi bật thông điệp.

- Chèn hình ảnh và logo: Tải lên hình ảnh, logo của WorkMail AI hoặc thương hiệu doanh nghiệp để tăng tính nhận diện.

Bước 3: Tích hợp liên kết và CTA

- Chèn liên kết: Thêm các liên kết đến website, trang đăng ký hoặc các trang đích khác, đảm bảo liên kết được kiểm tra hoạt động.

- Thiết lập nút CTA: Tạo nút kêu gọi hành động với nội dung hấp dẫn (ví dụ: “Đăng ký ngay”, “Tìm hiểu thêm”) để thúc đẩy tương tác từ khách hàng.

3. Kiểm tra và xem trước chiến dịch

Bước 1: Xem trước email

- Chức năng “Xem trước”: Sử dụng tính năng này để xem cách email hiển thị trên các thiết bị khác nhau (máy tính, điện thoại, máy tính bảng).

- Kiểm tra định dạng: Đảm bảo tất cả các phần tử (văn bản, hình ảnh, nút CTA) hiển thị đúng như mong đợi.

Bước 2: Gửi email kiểm tra

- Gửi thử nghiệm: Gửi email thử nghiệm đến địa chỉ email của bạn hoặc nhóm nhỏ nội bộ để kiểm tra lại toàn bộ nội dung và chức năng của email.

- Xác nhận các liên kết: Kiểm tra tất cả các liên kết và nút CTA để đảm bảo không có lỗi khi người nhận nhấp vào.

4. Gửi chiến dịch email

Bước 1: Xác nhận thông tin chiến dịch

- Kiểm tra lại toàn bộ nội dung: Trước khi gửi, xem lại tất cả các thông tin về chiến dịch, từ danh sách khách hàng đến nội dung email.

- Chỉnh sửa nếu cần: Nếu có sai sót hay cần cập nhật, quay lại chỉnh sửa nội dung.

Bước 2: Gửi chiến dịch

- Chọn gửi ngay hoặc lên lịch: Quyết định gửi email ngay lập tức hoặc lên lịch gửi theo thời gian đã định.

- Nhấn “Gửi chiến dịch”: Sau khi xác nhận, nhấp vào nút “Gửi chiến dịch” để hệ thống tiến hành gửi email tới danh sách khách hàng.

Lưu ý chung

- Kiểm tra dữ liệu khách hàng: Trước khi gửi chiến dịch, đảm bảo rằng danh sách khách hàng đã được cập nhật và không chứa địa chỉ email lỗi.

- Theo dõi hiệu quả chiến dịch: Sau khi gửi, sử dụng các báo cáo của WorkMail AI để theo dõi tỉ lệ mở, tỉ lệ nhấp chuột và phản hồi từ khách hàng.

- Tối ưu hóa nội dung: Dựa trên các báo cáo, điều chỉnh và cải thiện nội dung email cho các chiến dịch tiếp theo nhằm đạt hiệu quả cao nhất.

Với các bước trên, bạn đã nắm vững quy trình tạo và thiết kế chiến dịch email trên WorkMail AI. Hãy thử nghiệm và liên tục tối ưu để nâng cao hiệu quả giao tiếp với khách hàng và tăng tỷ lệ chuyển đổi trong các chiến dịch marketing của mình. Nếu có thắc mắc hoặc cần hỗ trợ, hãy liên hệ với đội ngũ hỗ trợ của WorkMail AI để được trợ giúp kịp thời.

1. Tạo kịch bản email mới

Bước 1: Truy cập mục kịch bản email

- Đăng nhập vào WorkMail AI: Sau khi đăng nhập thành công, điều hướng đến giao diện chính.

- Chọn mục “Kịch bản email”: Tìm và nhấp vào menu “Kịch bản email” trong thanh điều hướng của hệ thống.

Bước 2: Khởi tạo kịch bản email

- Nhấn nút “Tạo kịch bản email mới”: Bắt đầu quá trình tạo kịch bản.

- Nhập thông tin cơ bản: Điền tên kịch bản, mô tả ngắn gọn về nội dung và mục tiêu của kịch bản (ví dụ: “Kịch bản chào mừng khách hàng mới”).

- Chọn loại kịch bản: Nếu hệ thống cho phép, bạn có thể lựa chọn loại kịch bản phù hợp (ví dụ: tự động, bán tự động hay thủ công).

2. Thiết kế và lưu trữ kịch bản email

Bước 1: Sử dụng trình soạn thảo nội dung

- Chọn mẫu có sẵn hoặc bắt đầu từ đầu: WorkMail AI có thể cung cấp một số mẫu kịch bản email có sẵn. Bạn có thể sử dụng mẫu đó hoặc bắt đầu tạo mới.

- Soạn thảo nội dung: Sử dụng trình soạn thảo kéo-thả để thêm và chỉnh sửa các khối nội dung như văn bản, hình ảnh, nút CTA và liên kết. Đảm bảo rằng nội dung phản ánh đúng mục tiêu của chiến dịch.

Bước 2: Lưu trữ kịch bản email

- Lưu kịch bản: Sau khi hoàn thiện nội dung, nhấn nút “Lưu” để lưu trữ kịch bản email. Kịch bản sẽ được lưu trong danh sách quản lý, giúp bạn dễ dàng truy xuất và chỉnh sửa sau này.

- Ghi chú và phiên bản: Nếu cần, bạn có thể thêm ghi chú hoặc đánh số phiên bản để theo dõi các thay đổi và cập nhật của kịch bản theo thời gian.

3. Chỉnh sửa và cập nhật kịch bản email

Bước 1: Tìm kiếm và chọn kịch bản cần chỉnh sửa

- Sử dụng chức năng tìm kiếm: Sử dụng thanh tìm kiếm hoặc bộ lọc để nhanh chóng tìm thấy kịch bản bạn muốn chỉnh sửa.

- Chọn kịch bản: Nhấp vào kịch bản cần chỉnh sửa để mở giao diện chỉnh sửa.

Bước 2: Thực hiện chỉnh sửa

- Cập nhật nội dung: Chỉnh sửa văn bản, hình ảnh hoặc các phần tử khác theo nhu cầu mới của chiến dịch.

- Lưu các thay đổi: Sau khi hoàn tất chỉnh sửa, nhấn nút “Lưu” để cập nhật kịch bản mới nhất.

Bước 3: Xóa hoặc lưu trữ kịch bản không còn sử dụng

- Xóa kịch bản: Nếu kịch bản không còn phù hợp hoặc không cần thiết, bạn có thể xóa nó khỏi hệ thống.

- Lưu trữ kịch bản cũ: Một số hệ thống cho phép lưu trữ kịch bản cũ để tham khảo mà không làm lộn xộn danh sách chính.

4. Áp dụng kịch bản email vào chiến dịch

Bước 1: Chọn kịch bản email cho chiến dịch

- Truy cập mục chiến dịch: Khi tạo hoặc chỉnh sửa chiến dịch email, bạn có thể chọn áp dụng kịch bản email đã lưu.

- Chọn kịch bản phù hợp: Duyệt qua danh sách kịch bản và chọn kịch bản phù hợp với mục tiêu của chiến dịch.

Bước 2: Tùy chỉnh khi áp dụng kịch bản

- Điều chỉnh nội dung theo ngữ cảnh: Trước khi gửi chiến dịch, kiểm tra lại kịch bản email và thực hiện các điều chỉnh nhỏ nếu cần để phù hợp với từng nhóm khách hàng hoặc thời điểm gửi.

- Xem trước và kiểm tra: Sử dụng chức năng “Xem trước” để đảm bảo kịch bản email hiển thị đúng trên các thiết bị và trình duyệt khác nhau.

5. Lưu ý chung khi quản lý kịch bản email

- Đảm bảo tính nhất quán: Duy trì phong cách và thông điệp nhất quán giữa các kịch bản email để xây dựng thương hiệu mạnh mẽ.

- Theo dõi hiệu quả: Sử dụng các báo cáo từ WorkMail AI để theo dõi tỉ lệ mở, nhấp chuột và phản hồi từ các chiến dịch áp dụng kịch bản email. Điều này giúp bạn đánh giá hiệu quả và điều chỉnh kịch bản cho các chiến dịch tiếp theo.

- Cập nhật thường xuyên: Thường xuyên rà soát và cập nhật các kịch bản email để đảm bảo nội dung luôn mới mẻ, phù hợp với xu hướng và nhu cầu của khách hàng.

Với các bước trên, bạn đã nắm vững quy trình quản lý kịch bản email trên WorkMail AI. Việc quản lý hiệu quả các kịch bản email không chỉ giúp tối ưu hóa chiến dịch marketing mà còn tạo nên sự nhất quán trong giao tiếp với khách hàng. Nếu có bất kỳ thắc mắc hoặc cần hỗ trợ thêm, hãy liên hệ với đội ngũ hỗ trợ của WorkMail AI để được trợ giúp kịp thời.

1. Truy cập báo cáo chiến dịch

Bước 1: Vào mục báo cáo

- Đăng nhập vào WorkMail AI: Sau khi chiến dịch được gửi đi, đăng nhập vào hệ thống để truy cập vào báo cáo.

- Chọn mục “Báo cáo chiến dịch”: Tìm mục báo cáo trong giao diện chính hoặc trong menu điều hướng của hệ thống.

Bước 2: Lựa chọn chiến dịch cần phân tích

- Chọn chiến dịch cụ thể: Duyệt qua danh sách các chiến dịch đã gửi và chọn chiến dịch bạn muốn phân tích chi tiết.

- Xem thông tin tổng quan: Hệ thống sẽ hiển thị các số liệu tổng quan như số lượng email đã gửi, tỉ lệ mở, tỉ lệ nhấp chuột, và tỉ lệ phản hồi.

2. Phân tích các chỉ số chính

Bước 1: Tỉ lệ mở email (open rate)

- Kiểm tra số lượng email được mở: Xem xét tỉ lệ phần trăm số email mở so với tổng số email đã gửi.

- Đánh giá hiệu quả tiêu đề và thời gian gửi: Tỉ lệ mở cao thường cho thấy tiêu đề hấp dẫn và thời điểm gửi phù hợp.

Bước 2: Tỉ lệ nhấp chuột (click-through rate - CTR)

- Theo dõi số lần nhấp vào liên kết: Kiểm tra tỉ lệ số lần nhấp vào các liên kết hoặc nút CTA trong email.

- Phân tích vị trí liên kết: Xác định xem các phần tử nào của email thu hút được nhiều tương tác từ khách hàng.

Bước 3: Tỉ lệ chuyển đổi và phản hồi

- Xem xét số liệu chuyển đổi: Theo dõi số lượng khách hàng thực hiện hành động sau khi nhận email (đăng ký, mua hàng, điền form,…).

- Đánh giá phản hồi từ khách hàng: Các phản hồi qua email hoặc liên hệ từ khách hàng cũng là chỉ số quan trọng để đo lường mức độ quan tâm.

3. Sử dụng biểu đồ và dữ liệu thống kê

Bước 1: Xem trực quan biểu đồ

- Bảng điều khiển báo cáo: WorkMail AI thường cung cấp giao diện dashboard hiển thị biểu đồ, đồ thị thể hiện xu hướng của các chỉ số chính.

- So sánh theo thời gian: Kiểm tra các biểu đồ cho thấy sự thay đổi của các chỉ số theo thời gian, từ đó nhận diện được xu hướng của chiến dịch.

Bước 2: Tùy chỉnh dữ liệu báo cáo

- Lọc và sắp xếp dữ liệu: Sử dụng các bộ lọc để phân tích theo các tiêu chí như ngày, đối tượng khách hàng, hoặc từng chiến dịch cụ thể.

- Xuất báo cáo: Nếu cần chia sẻ hoặc lưu trữ, bạn có thể xuất báo cáo dưới định dạng CSV, PDF hoặc các định dạng khác.

4. Đưa ra các đề xuất cải thiện

Bước 1: Đánh giá tổng hợp hiệu quả chiến dịch

- So sánh với các chiến dịch trước: Đánh giá các số liệu so sánh với các chiến dịch đã thực hiện để nhận diện xu hướng và mức độ cải thiện.

- Xác định điểm mạnh và điểm yếu: Ghi nhận các yếu tố thành công và những vấn đề cần khắc phục trong chiến dịch.

Bước 2: Đề xuất điều chỉnh cho chiến dịch tiếp theo

- Tối ưu hóa tiêu đề và nội dung: Dựa trên số liệu tỉ lệ mở và nhấp chuột, điều chỉnh tiêu đề và nội dung email cho phù hợp hơn.

- Cải tiến thời gian gửi: Phân tích thời điểm gửi email mang lại hiệu quả cao nhất để áp dụng cho các chiến dịch tiếp theo.

- Tối ưu hóa CTA: Kiểm tra vị trí và nội dung của nút kêu gọi hành động, từ đó đề xuất cải thiện để tăng tỷ lệ chuyển đổi.

5. Lưu ý chung khi phân tích và báo cáo chiến dịch

- Theo dõi liên tục: Việc phân tích không chỉ dừng lại sau mỗi chiến dịch mà cần được theo dõi thường xuyên để liên tục cải thiện hiệu quả.

- Phản hồi từ khách hàng: Lắng nghe ý kiến và phản hồi của khách hàng để có những điều chỉnh phù hợp trong nội dung email.

- Cập nhật công nghệ và xu hướng: Luôn cập nhật các công cụ và xu hướng mới trong email marketing để đảm bảo chiến dịch luôn hiện đại và hiệu quả.

Với các bước hướng dẫn trên, bạn có thể theo dõi và đánh giá hiệu quả chiến dịch email của mình trên WorkMail AI một cách toàn diện. Việc phân tích và báo cáo chi tiết sẽ giúp bạn nắm bắt được hành vi của khách hàng, từ đó tối ưu hóa các chiến dịch marketing trong tương lai. Nếu cần hỗ trợ thêm, hãy liên hệ với đội ngũ hỗ trợ của WorkMail AI để nhận được sự trợ giúp kịp thời.

1. Tự động hóa chiến dịch email

Bước 1: Thiết lập lịch gửi tự động

- Truy cập mục tự động hóa: Sau khi đăng nhập vào WorkMail AI, chuyển đến mục "Tự động hóa" trong phần cài đặt hoặc trong giao diện quản lý chiến dịch.

- Chọn thiết lập lịch gửi: Đặt các mốc thời gian gửi email dựa trên sự kiện, ngày đặc biệt hoặc hành vi của khách hàng.

- Xác định tần suất gửi: Cài đặt khoảng cách giữa các lần gửi email để không làm phiền khách hàng quá mức và duy trì mối liên hệ.

Bước 2: Tạo chuỗi email (drip campaign)

- Chọn "Tạo chuỗi email": Tính năng này cho phép thiết lập một loạt email gửi tự động theo trình tự định sẵn.

- Định nghĩa các bước trong chuỗi: Xác định số lượng email, nội dung từng email và khoảng thời gian giữa các email (ví dụ: gửi email chào mừng ngay lập tức, sau đó 3 ngày gửi email giới thiệu sản phẩm).

- Thiết lập điều kiện kích hoạt: Tùy chỉnh các điều kiện dựa trên hành vi của khách hàng (mở email, nhấp vào liên kết, phản hồi,…) để kích hoạt bước tiếp theo trong chuỗi.

Bước 3: Cấu hình các quy tắc tự động

- Tạo quy tắc tự động: Sử dụng các bộ lọc và điều kiện để xác định khi nào email tự động sẽ được gửi. Ví dụ, khi khách hàng đăng ký mới, hệ thống sẽ tự động gửi email chào mừng.

- Áp dụng hành động tự động: Liên kết các hành động như chuyển khách hàng sang danh sách khác, gắn nhãn hoặc cập nhật trạng thái theo hành vi tương tác.

- Kiểm tra và lưu quy tắc: Sau khi cấu hình, kiểm tra các quy tắc để đảm bảo chúng hoạt động chính xác, sau đó lưu lại để hệ thống tự động chạy theo cài đặt.

2. Tích hợp và sử dụng API

Bước 1: Truy cập mục tích hợp

- Vào phần cài đặt tích hợp: Trong giao diện quản trị của WorkMail AI, chọn mục "Tích hợp" hoặc "API" để thiết lập kết nối với các hệ thống bên ngoài.

- Xem danh sách tích hợp có sẵn: Hệ thống có thể hỗ trợ tích hợp với các nền tảng CRM, công cụ phân tích và hệ thống quản lý bán hàng khác.

Bước 2: Thiết lập kết nối API

- Lấy API key: Trong mục API, bạn có thể tạo và sao chép API key để sử dụng khi tích hợp với các ứng dụng bên ngoài.

- Đọc tài liệu hướng dẫn: Tham khảo tài liệu hướng dẫn API của WorkMail AI để biết cách gửi yêu cầu và nhận dữ liệu từ hệ thống.

- Tích hợp với hệ thống khác: Sử dụng API key để kết nối với các nền tảng như CRM, hệ thống quản lý khách hàng hoặc công cụ phân tích để đồng bộ dữ liệu và tự động hóa quy trình marketing.

Bước 3: Thiết lập tích hợp tự động hóa

- Lên lịch đồng bộ dữ liệu: Thiết lập các tác vụ tự động cập nhật dữ liệu khách hàng từ các hệ thống khác vào WorkMail AI.

- Kết nối với công cụ bên ngoài: Áp dụng tích hợp với các công cụ theo dõi hiệu quả chiến dịch, phân tích hành vi khách hàng hoặc quản lý bán hàng để có cái nhìn toàn diện về chiến dịch email.

3. Lưu ý chung khi sử dụng các cài đặt nâng cao và tự động hóa

- Kiểm tra thường xuyên: Sau khi thiết lập, thường xuyên kiểm tra và đánh giá lại các quy tắc tự động và tích hợp để đảm bảo chúng hoạt động ổn định và chính xác.

- Tối ưu hóa dựa trên dữ liệu: Sử dụng các báo cáo từ WorkMail AI để theo dõi hiệu quả của các chiến dịch tự động và điều chỉnh các quy tắc dựa trên hành vi thực tế của khách hàng.

- Đảm bảo bảo mật: Khi tích hợp API, đảm bảo rằng API key và các thông tin kết nối được bảo mật để tránh rò rỉ dữ liệu quan trọng.

- Cập nhật công nghệ mới: Luôn theo dõi các cập nhật từ WorkMail AI và các nền tảng tích hợp để sử dụng các tính năng tự động hóa và cài đặt nâng cao mới nhất.

Với các bước hướng dẫn trên, bạn có thể thiết lập và quản lý các cài đặt nâng cao cũng như tự động hóa quy trình gửi email trên WorkMail AI. Việc tối ưu hóa các quy trình tự động không chỉ giúp tiết kiệm thời gian mà còn nâng cao hiệu quả chiến dịch marketing, từ đó cải thiện trải nghiệm của khách hàng. Nếu có thắc mắc hoặc cần hỗ trợ thêm, hãy liên hệ với đội ngũ hỗ trợ của WorkMail AI để được trợ giúp kịp thời.

WorkMail AI là nền tảng Email Marketing giúp bạn tạo, quản lý và phân tích các chiến dịch email một cách hiệu quả, kết hợp trí tuệ nhân tạo để tối ưu hóa trải nghiệm người dùng.

Bạn có thể truy cập trang chủ của WorkMail AI và nhấp vào nút "Đăng ký" để bắt đầu quá trình tạo tài khoản mới.

Có, WorkMail AI cho phép bạn tạo và quản lý danh sách khách hàng mục tiêu cho các chiến dịch email của mình.

Sau khi đăng nhập, bạn có thể truy cập mục "Chiến dịch" và chọn "Tạo mới" để bắt đầu thiết lập chiến dịch email của mình.

Nền tảng cung cấp nhiều mẫu email đa dạng, phù hợp với nhiều mục đích và ngành nghề, giúp bạn dễ dàng lựa chọn và tùy chỉnh.

Có, bạn có thể thiết lập lịch gửi cho các chiến dịch email, đảm bảo chúng được gửi vào thời điểm tối ưu nhất.

Có, nền tảng cung cấp các báo cáo chi tiết về tỷ lệ mở email, tỷ lệ nhấp chuột và các chỉ số quan trọng khác.

Bạn có thể truy cập mục "Kịch bản Email" để tạo, chỉnh sửa và quản lý các kịch bản gửi email tự động.

Có, nền tảng cho phép bạn thiết lập các quy tắc tự động hóa dựa trên hành vi của người nhận.

Bạn có thể sử dụng API của WorkMail AI để tích hợp với các hệ thống CRM, CMS hoặc các công cụ marketing khác.

Có, bạn có thể tạo các phiên bản khác nhau của email để thử nghiệm và xác định phiên bản hiệu quả nhất.

Để gửi một chiến dịch Email Marketing đến nhiều danh sách email cùng lúc trong WorkMail AI, bạn có thể sử dụng tính năng Gửi nhóm. Tính năng này giúp bạn gửi cùng một chiến dịch đến nhiều danh sách mà không gửi trùng lặp email đến những người đăng ký có mặt trong nhiều danh sách khác nhau.

Cách thực hiện:

Tạo chiến dịch đầu tiên:

– Tạo một chiến dịch như bình thường và chọn danh sách đầu tiên bạn muốn gửi.

– Trong quá trình tạo chiến dịch, bạn sẽ thấy tùy chọn Nhóm. Tạo một nhóm gửi mới và gán chiến dịch này vào nhóm đó.

Nhân bản chiến dịch cho các danh sách khác:

– Sau khi tạo chiến dịch đầu tiên, bạn có thể nhân bản nó cho các danh sách khác.

– Mỗi bản sao sẽ được gán vào cùng một Nhóm gửi. Điều này đảm bảo rằng nếu một người đăng ký có mặt trong nhiều danh sách, họ sẽ chỉ nhận được email một lần.

Lên lịch gửi:

– Bạn có thể lên lịch gửi cho từng chiến dịch như bình thường. WorkMail AI sẽ tự động xử lý việc gửi để tránh gửi trùng lặp.

Lưu ý rằng, hiện tại, WorkMail AI không hỗ trợ gửi một chiến dịch duy nhất đến nhiều danh sách mà bắt buộc bạn phải sử dụng tính năng Gửi nhóm Vì vậy, việc nhân bản chiến dịch và sử dụng nhóm gửi là phương pháp hiệu quả để đạt được mục tiêu của bạn.

Để xem Trạng thái chiến dịch trong WorkMail AI, bạn có thể thực hiện theo các bước sau:

Cách xem trạng thái chiến dịch

Truy cập danh sách chiến dịch:

- Từ giao diện chính, chọn mục Chiến dịch để xem danh sách tất cả các chiến dịch đã tạo.

Kiểm tra cột "Trạng thái":

- Trong danh sách, mỗi chiến dịch sẽ hiển thị trạng thái hiện tại của nó trong cột Trạng thái.

Xem chi tiết chiến dịch:

- Nhấp vào tên chiến dịch để truy cập trang tổng quan của chiến dịch đó, nơi bạn có thể xem các thông tin chi tiết như tỷ lệ mở, tỷ lệ nhấp chuột và các thống kê khác.

Ý nghĩa các trạng thái chiến dịch

Dưới đây là các trạng thái phổ biến mà một chiến dịch có thể có:

- Nháp (Draft): Chiến dịch đang được soạn thảo và chưa sẵn sàng để gửi.

- Chờ gửi (Pending-Sending): Chiến dịch đã được lên lịch và đang chờ hệ thống xử lý để bắt đầu gửi.

- Đang gửi (Sending): Chiến dịch đang trong quá trình gửi đến người nhận.

- Đang xử lý (Processing): Hệ thống đang xử lý việc gửi email; các email đang được gửi đi.

- Đã gửi (Sent): Chiến dịch đã hoàn tất việc gửi đến tất cả người nhận.

- Tạm dừng (Paused): Chiến dịch đã bị tạm dừng, có thể do bạn thực hiện thủ công hoặc do hệ thống phát hiện vượt quá hạn mức gửi.

- Lưu ý: Nếu chiến dịch bị kẹt ở trạng thái "Chờ gửi" hoặc "Đang gửi" trong thời gian dài, hãy liên hệ với bộ phận hỗ trợ kỹ thuật của WorkMail AI để đảm bảo mọi thứ hoạt động bình thường.

Xem chi tiết nhật ký gửi

Để kiểm tra chi tiết quá trình gửi của một chiến dịch:

- Truy cập trang tổng quan chiến dịch:

- Nhấp vào tên chiến dịch trong danh sách để mở trang tổng quan.

Xem nhật ký gửi:

- Trong trang tổng quan, bạn có thể xem danh sách người nhận và trạng thái gửi của từng email.

- Lưu ý: Nhật ký gửi thường chỉ được lưu trữ trong một khoảng thời gian nhất định (ví dụ: 5 ngày sau khi chiến dịch hoàn tất), vì vậy hãy kiểm tra sớm để đảm bảo bạn có thể truy cập thông tin cần thiết.

Nếu bạn cần thêm hỗ trợ hoặc gặp sự cố khi xem trạng thái chiến dịch, hãy liên hệ với bộ phận hỗ trợ kỹ thuật của WorkMail AI để được trợ giúp chi tiết hơn.