WorkMail AI cho phép bạn gộp hai hoặc nhiều danh sách Email thành một thông qua tính năng danh sách Công cụ ▶ Sync và cũng hỗ trợ tách (chia nhỏ) danh sách Email dựa trên tiêu chí lọc rồi di chuyển hoặc sao chép nhóm con đó sang danh sách mới. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết từng bước cho cả hai quy trình này.
Phần I. Gộp lại danh sách Email
Bước 1. Truy cập danh sách Công cụ
- Đăng nhập vào bảng điều khiển khách hàng của WorkMail AI.
- Trên thanh menu bên trái, chọn danh sách (danh sách).
- Bên trên danh sách, chọn danh sách Công cụ.
Bước 2. Chọn tính năng Sync (Gộp)
- Trong danh sách Công cụ, nhấp Gộp danh sách.
- Hộp thoại mở ra, chọn danh sách nguồn 1 và danh sách nguồn 2 (và những danh sách khác nếu cần).
- Chọn danh sách đích — đó là danh sách bạn muốn gộp dữ liệu vào.
Bước 3. Thực hiện gộp
- Bấm Gộp. Hệ thống sẽ thêm tất cả địa chỉ từ các danh sách nguồn vào danh sách đích, tự động loại bỏ trùng lặp
- Khi hoàn thành, bạn sẽ nhận được thông báo “danh sách đồng bộ thành công”.
- Xóa các danh sách nguồn nếu không còn cần giữ riêng lẻ.
Phần II. Tách (Chia nhỏ) danh sách Email
Có hai cách chính: A. Sử dụng Bộ lọc & Di chuyển/Sao chép, hoặc B. Xuất và Nhập lại.
Cách A. Tách qua Bộ lọc & Di chuyển/Sao chép
Bước 1. Tạo bộ lọc (Filter)
- Vào danh sách > chọn danh sách gốc > danh sách Email (Người đăng ký).
- Nhấp Filter để thiết lập điều kiện (ví dụ: Country = Vietnam, Open Rate > 50%).
Bước 2. Chọn và Di chuyển/Sao chép
- Chọn tất cả kết quả lọc (checkbox ở đầu bảng).
- Tại menu Actions, chọn:
- Di chuyển đến danh sách mới
- Sao chép sang danh sách mới
- Chọn danh sách đích (mới hoặc đã tồn tại), rồi nhấp Apply. danh sách Email thỏa điều kiện sẽ được tách ra.
Cách B. Tách qua Xuất & Nhập lại
Bước 1. Xuất nhóm con
- Trong trang danh sách Email, sau khi lọc, nhấp Export.
- Chọn định dạng CSV và tải về tệp (tham khảo định dạng CSV chuẩn
Bước 2. Tạo danh sách mới
- Vào danh sách > Tạo mới (Create New danh sách).
- Điền tên, mô tả, và lưu.
Bước 3. Nhập CSV vào danh sách mới
- Vào danh sách mới > Công cụ > Nhập dữ liệu.
- Tải lên tệp CSV đã xuất, ánh xạ cột Email và các trường khác, rồi Start Nhập dữ liệu
Phần III. Lưu ý & Thực hành tốt nhất
- Luôn sao lưu danh sách gốc trước khi gộp hoặc tách để tránh mất mát dữ liệu.
- Kiểm tra trùng lặp sau khi gộp để đảm bảo không bỏ sót
- Với danh sách lớn, cân nhắc sử dụng CLI Nhập dữ liệu để tách/nhập nhanh hơn
- Trong quá trình gộp, đảm bảo cron jobs của hệ thống đang hoạt động để danh sách Công cụ chạy chính xác.
Bằng cách thực hiện theo các bước trên, bạn dễ dàng gộp và tách danh sách Email trên WorkMail AI, giúp quản lý subscriber linh hoạt và tối ưu chiến dịch Email Marketing.
